Công nghệ thông tin phát triển mang đến nhiều thay đổi cho cuộc sống xã hội nói chung và cộng đồng doanh nghiệp nói riêng. Mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ nhờ có các phương tiện công nghệ mà trở nên thuận tiện, nhanh chóng hơn. Việc hóa đơn điện tử ra đời dần thay thế hóa đơn giấy như một điều tất yếu bởi sự linh hoạt cùng tính bảo mật cao. Khi được hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều kế toán đã có những phản hồi tích cực về hóa đơn điện tử. Lý do khiến hóa đơn điện tử dần được sử dụng phổ biến thay vì hóa đơn giấy là gì? Chúng ta cùng tìm hiểu nhé.
Từ khi thay đổi, hóa đơn điện tử đã cho thấy nhiều lợi ích hơn so với hóa đơn giấy như: Góp phần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, tiết giảm thời gian, chi phí cho Doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục hành chính thuế. Đặc biệt, hóa đơn điện tử giúp khắc phục tình trạng làm giả hóa đơn.
1. Hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm thời gian
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm đến 90% thời gian để hoàn thành tất cả mọi thủ tục liên quan đến hoá đơn. So với cách dùng hoá đơn truyền thống, doanh nghiệp không cần mất thời gian chờ đợi nhận hoá đơn được gửi qua đường bưu điện hay các dịch vụ chuyển phát tài liệu. Người mua hàng cũng không cần đến tận nơi để nhận hoá đơn. Chỉ bằng vài cú nhấp chuột, hoá đơn có thể được chuyển đi trong vài giây đến bất cứ đâu bạn muốn.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp doanh nghiệp giảm bớt thời gian lập tờ khai thuế giá trị gia tăng so với sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in vì phần mềm tạo hóa đơn tự động kết chuyển số liệu vào tờ khai thuế giá trị gia tăng.
2. Tiết kiệm chi phí nhiều hơn khi sử dụng hóa đơn điện tử
Hoá đơn điện tử giúp tiết kiệm nhiều loại chi phí hơn so với hoá đơn truyền thống như: tiền in ấn hoá đơn, chi phí cho dịch vụ chuyển phát, chi phí cho các thủ tục hành chính kê khai thuế,… Mọi thủ tục được thực hiện qua Internet và dữ liệu tự động sao lưu trên phần mềm.
3. Tính an toàn, bảo mật của hóa đơn điện tử
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không cần lo lắng về việc mất, thất thoát hóa đơn, chứng từ, tài liệu liên quan. Hoá đơn điện tử cũng hạn chế việc viết sai tên người mua hàng, sai số liệu, sai địa chỉ,… Đặc biệt, hoá đơn điện tử khó có thể làm giả, hạn chế được tình trạng làm giả, lừa đảo đánh cắp tài sản.
4. Không cần báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn
Cùng với đó, khi doanh nghiệp sử dụng hoá đơn điện tử sẽ không cần gửi mẫu hoá đơn và báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn lên Tổng cục Thuế. Mọi thông tin hoá đơn sẽ được mã hoá và tự động cập nhật lên cổng điện tử của Tổng cục Thuế.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng không phải hao tốn thêm nhân lực làm nhiệm vụ kế toán, kiểm toán, lập báo cáo sử dụng hoá đơn, giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến hoá đơn.
Khi kê khai thuế GTGT bị sai thì sẽ điều chỉnh như thế nào?
Bí quyết giúp kế toán lập báo cáo tài chính chuẩn
5. Các thủ tục hành chính được đơn giản hóa
Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có quyền chủ động khởi tạo và phát hành hoá đơn. Doanh nghiệp không cần chờ đợi bên in ấn và phát hành hoá đơn, sau đó báo cáo lên Tổng cục Thuế, giảm thiểu các thủ tục hành chính không cần thiết.
Thêm vào đó, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn và kiểm soát phát hành hóa đơn, tiết kiệm chi phí giao dịch hóa đơn, chi phí phát hành hóa đơn; doanh nghiệp cũng tự chủ, tự chịu trách nhiệm với thông tin hóa đơn được phát hành, hạn chế rủi ro và đơn giản hơn trong công tác bảo quản, lưu trữ…
Với trình độ phát triển của công nghệ thông tin, điện tử ngày càng nhanh, trong tương lai, hoá đơn điện tử sẽ “soán ngôi” hoàn toàn hoá đơn giấy, góp phần đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá thương mại, hội nhập kinh tế quốc tế, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và người tiêu dùng.
